KPI là gì? Những ý nghĩa của KPI

Blog Nghialagi.org giải đáp ý nghĩa KPI là gì

Hôm nay, xin mời bạn đọc cùng Nghialagi.org tìm hiểu về ý nghĩa của KPI là gì? Những ý nghĩa của KPI. Tại sao các doanh nghiệp hiện nay lại thường xuyên sử dụng thuật ngữ KPI trong báo cáo doanh nghiệp

KPI - Key Performance Indicator - Công cụ đánh giá công việc
KPI – Key Performance Indicator – Công cụ đánh giá công việc

Định nghĩa KPI là gì?

  • KPI là gì? Có phải là yếu tố quan trọng quyết định sự hiệu quả trong kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp? Có phải KPI sẽ giúp bạn xác định vị trí doanh nghiệp của bạn trên thương trường?
  • Theo tìm hiểu của blog nghialagi.org KPI là cụm từ viết tắt của Key Performance Indicator.
  • KPI được xem là một chỉ số để đánh giá mức độ hiệu quả của công việc. Dựa vào các chỉ số KPI đề ra người chủ doanh nghiệp có thể đánh giá được chất lượng hiệu quả của công việc của một tập thể hay một cá nhân. Tùy vào mục tiêu của mỗi doanh nghiệp mà các chỉ số KPI đề ra nhằm gia tăng lợi nhuận hay mức độ phổ biến của thương hiệu…
  • Dựa vào các chỉ số KPI giúp chủ doanh nghiệp sẽ quyết định thưởng hay phạt những người đã đạt và chưa đạt được KPI đề ra.
  • Ngoài ra còn có một thuật ngữ đặc biệt đó chính là KPI trong maketing doanh nghiệp. Đây là một chỉ số thể hiện độ phủ của doanh nghiệp trên thị trường, lượt tiếp cận của khách hàng, mức độ quan tâm tìm hiểu của khách đến sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.

Tìm hiểu các chỉ số KPI

KPI năng lực

  • Đây là chỉ số KPI đánh giá nhân viên hiệu quả nhất hiện nay. KPI sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được những gì nhân viên của họ đạt được và chưa đạt, những ưu điểm và nhược điểm của người nhân viên trong quá trình làm việc…Từ đó người chủ doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp giúp cải thiện và nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên

KPI tập trung vào đầu ra

  • Theo blog nghialagi.org đây là chỉ số KPI được nhiều nhà quản lý nhân sự quan tâm. Chỉ số này giúp nhà quản lý nhân sự đánh giá nhân viên của mình một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, chỉ số KPI này cũng có nhược điểm đó chính là không thể hiểu rõ được quá trình làm việc của một người nhân viên. Nên cũng không thể đưa ra giải pháp cải thiện hay phát triển.

KPI hành vi

  • Trái ngược với chỉ số KPI đầu ra, chỉ số KPI hành vi dùng để đánh giá những nhân viên mà chỉ số KPI đầu ra không đánh giá được. Chỉ số KPI hành vi tập trung vào thái độ, biểu hiện, hành vi trong quá trình làm việc của nhân viên. Ví dụ như cẩn thận, chăm chỉ, tỉ mỉ…Đây chính là những tiêu chuẩn trong hệ thống KPI hành vi giúp đảm bảo đầu ra tại các vị trí làm việc

Phân loại các chỉ số KPI

KPI tài chính

Chỉ số này thường được chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận tài chính của doanh nghiệp giám sát. Chỉ số KPI tài chính cho biết tình hình hoạt động của doanh nghiệp tốt hay xấu về mặt phương diện doanh thu và lợi nhuận

Một số ví dụ về KPI tài chính

  1. Vốn lưu động
  2. Dòng tiền hoạt động
  3. Biến động ngân sách
  4. Biên độ lợi nhuận
  5. Doanh thu hàng tháng

KPI marketing

Chỉ số này giúp đánh giá sự hiểu quả trong công việc của bộ nhận marketing. Chỉ số này giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan cho thấy bộ phận marketing đã đạt được những gì trong hoạt động quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Một số ví dụ về chỉ số KPI marketing

  1. Lượng traffic truy cập website
  2. Tỷ lệ chuyển đổi
  3. Chi phí trên mỗi đơn hàng
  4. Số lượng người tiếp cận

KPI kinh doanh

Chỉ số KPI kinh doanh giúp đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những giải pháp kịp thời nếu không đạt được hiệu quả trong kinh doanh.

Một số ví vụ chỉ số KPI kinh doanh

  1. Tỷ lệ lợi nhuận trên vốn cổ phần
  2. Tỷ lệ tăng trưởng của doanh thu
  3. Tỷ lệ lợi nhuận so với những tháng cùng kì

KPI quản lí dự án

Chỉ số này được các nhà quản lí dự án áp dụng để dễ dàng quản lí các dự án. Theo dõi tiền độ của dự án có hoàn thành được hay không. Dự án có đạt được yêu cầu đề ra hay không

Một số ví vụ chỉ số KPI quản lí dự án

  1. Biến động chi phí
  2. Chi phí thực tế
  3. Giá trị thu được
  4. Giá trị dự toán

KPI bán hàng

Chỉ số này để đo lường độ hiệu quả của đội ngũ bán hàng. Số liệu giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ kết quả bán hàng hàng tháng và theo dõi sự tăng trưởng của doanh nghiệp

KPI là gì ? xây dựng KPI như thế nào cho hiệu quả ?
KPI là gì ? xây dựng KPI như thế nào cho hiệu quả ?

Một số ví vụ chỉ số KPI bán hàng

  1. Chi phí mỗi lần bán hàng
  2. Giá trị tuổi thọ khách hàng
  3. Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
  4. Tỷ lệ bán hàng hàng tháng

Quy trình xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI là gì?

Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

  • Trong 1 doanh nghiệp, các phòng ban khác nhau lại có những chức năng, công việc khác nhau. Vậy nên, 1 trong những yêu cầu cũng như công việc của chủ thể nắm quyền xây dựng KPI là phải tìm hiểu, nắm rõ được chức năng chính của mỗi bộ phận để có thể đưa ra các mục tiêu KPI đánh giá 1 cách công bằng và hiệu quả nhất.

Xác định đúng, chuẩn chủ thể xây dựng KPI

  • Trước hết, cần đề ra 1 bộ phận hay cá nhân để có thể quyết định về vấn đề xây dựng KPI cho công ty. Người / bộ phận này có thể là trưởng nhóm, quản lý, các phòng ban trong công ty… Tuy nhiên, những người hay bộ phận tham gia xây dựng hệ thống KPI đều phải là những người có chuyên môn, hiểu biết về doanh nghiệp, mục tiêu của doanh nghiệp, về nhân viên cấp dưới, về công việc của các phòng ban… Để đảm bảo được tính hiệu quả cao, chủ thể xây dựng KPI cần hợp tác, đón nhận sự góp ý của các bộ phận, cá nhân khác để có thể điều chỉnh hay duy trì hệ thống KPI sao cho hợp lý nhất.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

  • Đối với các bộ phận: Khi đã hiểu rõ được về nhiệm vụ các phòng ban riêng, cần dựa vào đó để xây dựng, đánh giá các hệ thống KPI chung cho từng bộ phận. Đây cũng là bước tiền đề để xây dựng KPI cho từng cá nhân trong bộ phận.
  • Đối với các cá nhân: Trong mỗi phòng ban, các cá nhân lại giữ các chức năng khác nhau. Vì vậy, cần dựa vào KPI chung của cả bộ phận và chức năng, nhiệm vụ của từng cá thể trong bộ phận để xây dựng, đánh giá chỉ số KPI. Cần xây dựng các kỳ đánh giá chỉ số KPI theo khoảng thời gian cố định như tháng, năm… Bên cạnh đó, các chỉ số này cần được đảm bảo đúng tiêu chí SMART.

Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

  • Sau khi đã có bảng đánh giá về các khung điểm, về mức độ hoàn thành KPI, chủ thể xây dựng KPI cần nghiên cứu, đề ra các biện pháp chỉnh sửa nếu như có vấn đề, hoặc đưa ra những sự khắc phục hay phát triển để cải thiện năng suất làm việc.

Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

  • Thang điểm được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá mức độ hoàn thành công việc, đạt được KPI. Tuy nhiên cần lưu ý, nếu chia ra quá nhiều mức độ điểm thì có thể gây phức tạp, khó khăn và không đạt độ chính xác cao nhất khi đánh giá kết quả cuối cùng.

Các công cụ xây dựng KPI hiệu quả

Như đã nêu ở trên, KPI cần được xây dựng và đánh giá dựa theo các tiêu chí SMART. Bên cạnh đó, các nhà quản lý không bắt buộc phải sử dụng công cụ này, nhưng nó lại mang tính quyết định về thành công của việc đánh giá tiến độ công việc theo KPI. SMART bao gồm:

  • R: Realistics – Khả thi
  • T: Time-bound – Thời hạn cụ thể
  • S: Specific – Cụ thể
  • M: Measurable – Có thể thống kê được
  • A: Achievable – Có thể đạt được

Ưu nhược điểm của chỉ số KPI

Nhược điểm

  1. Hệ thống KPI đòi hỏi người phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách hiệu quả nhất.
  2. KPI dễ gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên, có thể là tâm lý hoang mang hoặc chán nản. Tình trạng này dễ dẫn đến sự thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, cấp trên.
  3. KPI không rõ ràng dễ làm cho nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc.
  4. KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng dẫn tới rủi ro về thời gian. Mơ hồ về giới hạn thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản, giảm tinh thần làm việc của nhân viên.
  5. Nếu KPI không thay đổi qua những giai đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp, điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi sự kiểm soát của nguồn lực nhân sự.

Ưu điểm

  1. KPI giúp doanh nghiệp đo lường sức tăng trưởng so với mục tiêu một cách dễ dàng hơn.
  2. Giúp cấp trên đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các bộ phận công ty.
  3. KPI cho kết quả có độ chính xác cao.
  4. Phát triển sự liên kết giữa các cá nhân và tổ chức trong doanh nghiệp với nhau.
  5. Giúp cho việc thiết lập và đạt được mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể.
  6. Vì tính đa dạng của KPI nên doanh nghiệp có thể tùy vào mục tiêu và chiến lược để có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho các lĩnh vực hoạt động như: Hiệu quả tài chính, thị trường cạnh tranh, quản lý nhân sự…

Tầm quan trọng của KPI

Nâng cao nhuệ khí

  • KPI có thể là nhiệm vụ mà mỗi người phải hoàn thành, nhưng cũng là động lực để khuyến khích tinh thần làm việc. Theo nghiên cứu cho thấy, phần lớn nhân viên lao động cảm thấy có động lực hơn khi họ nhận được kết quả tích cực khi đáp ứng được các tiêu chí của KPI theo từng thời điểm, ví dụ như theo tháng, quý. Các kết quả này tạo cảm giác về sự kiên định, khiến họ tập trung vào việc đạt được KPI. Bên cạnh đó, khi vượt mức chỉ tiêu KPI, nhân viên sẽ được thưởng KPI. Vậy thì thưởng KPI là gì? Đó chính là 1 khoản được đặt ra theo quy định để khen thưởng cũng như khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên. Tùy theo từng công ty mà mức thưởng sẽ khác nhau.

Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

  • Khi đã làm việc với KPI, nếu bạn là nhân viên, thì việc kiểm soát năng suất hoàn thành công việc, đạt được KPI đã đề ra sẽ giúp bạn làm việc 1 cách có trách nhiệm hơn. Còn nếu là quản lý hay cấp trên, cần nắm rõ KPI của từng nhân viên để hiểu được những vấn đề, cũng như thành quả của họ và đưa ra quyết định sáng suốt nhất khi đánh giá nhân viên.

Tiếp nhận thông tin quan trọng

  • KPI không chỉ cung cấp kết quả, năng suất làm việc của công ty cũng như từng cá nhân riêng. Mà bên cạnh đó, trong một thị trường cạnh tranh cao, những thông tin này có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn. Các dữ liệu về thời gian được KPI cung cấp sẽ giúp bạn thực hiện sự điều chỉnh về hệ thống để bạn dễ dàng đạt được mục tiêu hơn. Ngoài ra, sử dụng KPI cho những tiêu chuẩn nhất định dù không tác động trực tiếp đến việc kinh doanh hoặc lợi nhuận, nhưng liên quan đến mối quan tâm chung của xã hội, cũng sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn nổi bật hơn so với đối thủ khác.

Tạo ra môi trường học hỏi

  • Khi áp dụng KPI cho công việc của mình, bạn sẽ có cơ hội được học hỏi rất nhiều kinh nghiệm. Nếu là 1 người quản lý, hoặc cấp trên, bạn có thể dựa vào kết quả đánh giá KPI của nhân viên, tham khảo cách quản lý của những người khác để có thể rút ra bài học, từ đó phát triển, cải thiện năng suất làm việc của nhân viên của mình. Bên cạnh đó, bạn có thể truyền đạt những kiến thức của mình đến với những người quản lý khác để giúp họ tích lũy thêm kinh nghiệm. Còn nếu là 1 nhân viên cấp dưới, việc làm việc với KPI giúp cho bạn ngày 1 phát triển năng suất, tiến độ, làm việc chất lượng hơn. Bạn sẽ học hỏi từ những người khác, học hỏi từ bản thân mình, rút ra kinh nghiệm để có thể làm việc hiệu quả hơn.

Đo lường mục tiêu của bạn

  • Như phần định nghĩa “KPI là gì?” đã nêu ra rằng, KPI là 1 chỉ số để đánh giá tiến độ công việc chứ không phải là mục tiêu hay chỉ tiêu như mọi người vẫn hiểu. KPI là công cụ hỗ trợ để bạn đạt được mục tiêu của mình cũng như của doanh nghiệp đề ra. Bằng cách sử dụng KPI, bạn có thể biết được những vấn đề, hay cơ hội của bạn để có thể tìm ra phương án thực thi công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Một số ví dụ về KPI

KPI về tuyển dụng

  • Công thức tính KPI này, hay cũng có thể coi là công cụ đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của bạn: Tổng số CV/đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh).

KPI về Lương

  • Lương KPI là gì? Đó chính là mức lương khi đạt đủ chỉ tiêu KPI, hay còn được gọi là lương cứng.
  • Công thức tính mức thu nhập trung bình: Tổng thu nhập / tổng nhân viên.
  • Công thức tính mức thu nhập giờ công trung bình: Thu nhập trung bình / số giờ làm việc (đối với thời gian đo lường).
  • Công thức tính thu nhập trung bình theo chức danh: Tổng thu nhập chức danh / tổng nhân viên chức danh đó.
  • Tỷ lệ chi phí lương: Tổng chi phí lương / doanh số.

KPI về An toàn lao động

Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động: được đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất.
Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động: Tổng thời gian mất mát liên quan đến 1 tai nạn lao động. Công thức tính tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát: Chi phí mất đi + Chi phí xử lý an toàn lao động.
Công thức tính chi phí mất mát do an toàn lao động: Số sản phẩm bị mất * Đơn giá (của người liên quan) + Chi phí xử lý an toàn lao động.

KPI về Thời gian làm việc

  • Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty: Cấp trên cần xem xét tổng thời gian đi muộn từng tháng, so sánh mức tăng giảm để có các biện pháp quản lý thích hợp.
  • Công thức so sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận: Tổng thời gian / tổng nhân viên.
  • Công thức tính tỷ lệ ngày nghỉ: Số ngày nghỉ + ốm / tổng số ngày làm việc trong tháng.

KPI về Tăng trưởng bán hàng

  • Đo lường từng bước doanh nghiệp đạt được doanh thu từ bán hàng là tăng hay giảm.
  • Đây là đơn vị đo lường quan trọng, cần phải giám sát một cách thấu đáo vì nó là một phần của các tiến trình phát triển và là 1 công cụ để đưa ra các chiến lược quyết định.
  • Giám sát chặt chẽ chỉ số này theo những mốc thời gian nhất định để nắm rõ xu hướng tăng trưởng và giá trị của doanh nghiệp.
  • Chỉ số thành công của KPI là tỷ lệ phần trăm tăng trưởng bán hàng vượt quá mục tiêu tại thời điểm đã định trước.

Kết luận

  • Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của blog nghialagi.org, hy vọng những thông tin KPI là gì? Những ý nghĩa của KPI sẽ giúp ích bạn đọc.
Co-founder tại Blog Nghilagi.org Giải đáp thắc mắc bạn đọc. Tra thuật ngữ nhanh và chính xác nhất. Nghĩa Là Gì - Giải thích mọi câu hỏi kỳ quặc nhất Hãy cùng nhau chia sẻ những kiến thức bổ ích